یک روز کاری با معاون اداری و مالی

مهندس ابریشمی نیا : 40 سال تجربه‌ام را به دانشگاه آزاد اسلامی آورده‌ام

تصویر مطلب مهندس ابریشمی نیا : 40 سال تجربه‌ام را به دانشگاه آزاد اسلامی آورده‌ام
  • جمعه 7 فروردین 1394
  • 2609
دفتر کارش آرام است؛ دو اتاق تو در تو در طبقه چهارم ساختمان فرهیختگان. داخل اتاق می‌شوم و از مسئول دفتر می‌خواهم به او اطلاع دهد که برای تهیه گزارش از یک روز کاری‌اش آمده‌ام.

تصورم این است که اتاق یک مدیر مالی آن هم در سازمانی به وسعت و بزرگی دانشگاه آزاد اسلامی، باید قدری با اتاق سایر مدیرها متفاوت باشد. غیر از میز کارش، یک گلدان بامبو در گوشه اتاق وجود دارد و کتابخانه‌ای که چندین کتاب مربوط به تاریخچه دانشگاه و کتاب‌های حسابداری در آن چیده شده است. اتاق نور کمی دارد، همه وسایل با نظم خاصی چیده شده‌اند، به نظر می‌رسد همین انضباط در انجام کارهایش هم وجود دارد.

یکی از کارمندانش وارد اتاق می‌شود، از او می‌خواهد صورتجلسه‌ای را برایش تایپ کند. پسر جوان خارج می‌شود و چند دقیقه‌ای بعد وارد اتاق می‌شود. فراموش کرده برخی از بندها را تایپ کند، به آرامی برایش توضیح می‌دهد. پسر جوان خارج می‌شود، برای دومین بار کاغذی که پرینت گرفته را نشان مهندس می‌دهد. باز هم ایرادهایی را نشانش می‌دهد. رو به من می‌گوید: باید حوصله به خرج داد تا جوان‌ها هم کار یاد بگیرند همان طور که مدیران ما وقت گذاشتند و به ما یاد دادند.

در حال بررسی پرونده‌هاست، چند باری تلفنش زنگ می‌خورد، یکی از مدیرانش که رفتارش بی شباهت به او نیست را به داخل اتاق می‌خواند. به او یادآوری می‌کند حتماً آیین‌نامه‌ای را تنظیم کند، به دکتر میرزاده قول داده که این کار سریع انجام خواهد شد.

میان کارهایش فرصتی پیش می‌آید تا با او قدری درباره سوابق کاری‌اش سوال کنم.

می‌گوید: موزه علوم فناوری جمهوری اسلامی ایران، پژوهشگاه صنایع رنگ ایران، پژوهشکده تحقیقات فضایی، پژوهشگاه فضایی ایران و ... از جمله سازمان‌هایی است که در آنجا سابقه مشاورت در امور مالی و اداری را داشته است.

وقتی می‌گوید سال 86 بازنشسته شده، قدری مکث می‌کنم. معنای کلمه بازنشسته و تصوری که از آن داشتم، در ذهنم کاملاً بهم می‌ریزد.

برای من که همچنان با تعجب نگاهش می‌کنم، توضیح می‌دهد: «سال 86 زمانی که بازنشسته شدم، به عنوان مشاور رییس پژوهشگاه پلیمر فعالیت خود را ادامه دادم. در این مدت به صورت پاره‌وقت مشاور اداری و مالی پژوهشگاه صنایع رنگ ایران هم بودم. تقریباً اواسط سال 87 بود که در دبیرخانه هیأت موسس دانشگاه آزاد اسلامی به عنوان مدیر دفتر بررسی‌ و نظارت همکاری خودم را با دانشگاه شروع کردم، مهرماه 92 وارد دانشگاه آزاد اسلامی شدم، البته با تمام سوابق و تجارب مدیریتی‌ام در حوزه مالی و اداری.»

* روزانه چند ساعت به کارهای دانشگاه رسیدگی می‌کنید؟ وقتی در منزل هستید باز هم درگیر کارهای دانشگاه هستید؟

به طور متوسط روزی 12 ساعت. بیرون از دانشگاه هم باید در جلساتی که به کارهای دانشگاه مربوط می‌شود، شرکت کنم. سعی می‌کنم کاری را به خانه نبرم مگر روزهای پنجشنبه یا جمعه که کارهای خیلی مهم باقیمانده را انجام می‌دهم. البته 12 ساعتی که می‌گویم مفید است و از میزان کار کردن نتیجه‌ای بیرون می‌آید. شاید شما وقتی کار یدی نداشته باشی، محاسبه کنی، نامه امضا کنی و ... در این ساعت‌ها ممکن است بنشینی و طرح در ذهنت بپرورانی. بعد از چند ساعت این طرح‌ها را به مدیرانت منتقل کنی. اینها را بیشتر به عنوان کار مفید حساب می‌کنم.

* کارکردن در دانشگاه آزاد اسلامی چگونه است؟

(با کمی تأمل) روزی که وارد دانشگاه شدم، تو دلم گفتم مسئولیتی که امروز برعهده من است، هم نعمت است و هم یک امانت. هر اظهار نظری غیر از رضایت از کار کردن در دانشگاه، باعث می‌شود که نعمتی که خداوند به من عطا کرده را زیر سوال ببرم. اینکه آدم مجبور می‌شود کار کند و طوری کار کند که دیگران راضی باشند. منظورم مجموعه دانشگاه است، لطف بزرگی از سوی خداوند است. از این لحاظ بسیار راضی‌ام. اما این به شرطی است که ناظران بدون حب و بغض دانشگاه هم راضی باشند. به لحاظ شخصی دوست دارم هرچه زودتر دوران این مسئولیت تمام شود. (با خنده).

ادامه می‌دهد: کار کردن در دانشگاه آزاد اسلامی با دانشگاه‌ها و سازمان‌های دولتی بسیار متفاوت است، در سبک‌ها، رویه‌ها و روش‌ها بسیار با یکدیگر تفاوت دارد...

از مدیرانی است که کار کردن در سایه را ترجیح می‌دهد. این را زمانی متوجه می‌شوم که هر وقت سراغش می‌روم تا خبری از حوزه مالی و اداری دانشگاه تهیه کنم، با خنده می‌گوید هرچه کمتر از معاونت اداری و مالی دانشگاه در رسانه‌ها منعکس شود، کار من راحت‌تر است.

از او می‌پرسم چرا اینطور فکر می‌کند؟ می‌گوید: قصدم این است که به دور از حاشیه‌ها کار کنم. اگر زیاد مطرح شوی ممکن است سنگ‌اندازی‌ها بر سر راهت بیشتر شود و اینطور نمی‌توانم به انتظارات منطقی کارمندان و اعضای هیأت علمی پاسخ دهم.

* برای آینده این معاونت چه برنامه‌هایی در ذهن دارید؟

(با خنده) می‌خواهیم طرحی نو درافکنیم. خودداری از تکرار، کوتاه کردن فرایندها، کم کردن تصدی‌ها و در نهایت ایجاد رضایتمندی بیشتر میان کارمندان و اعضای هیأت علمی دانشگاه از اهدافی است که آن را دنبال می‌کنم.

* در یک سال و نیمی که گذشت، توانستید این تغییرات را ایجاد کنید؟

ایجاد تغییرات اساسی در حوزه اداری و مالی کار یک روز و دو روز نیست، زمان لازم دارد، باید زیربناها را آماده کرد. باید به موقع تمامی بخش‌های دانشگاه رصد شود، دقت کرد که کدام واحدها دارای چه میزان نقدینگی و یا چه میزان بدهی است. مثلاً حدود 1600میلیارد تومان اقلام باز بدهکار دانشگاه است که در طول حیات دانشگاه به وجود آمده، اما کمتر به دنبال قطعی کردن آنها رفته‌اند. البته این مبلغ به این معناست که در دفاتر حسابداری باز مانده و اسناد آن یا به صورت رسمی ثبت نشده یا اصلاً اسنادی دریافت نشده و یا کاری صورت نگرفته که باید مبالغ آن به دانشگاه بازگردد. این مبلغ که عمده آن مربوط به اقلام سنواتی است، از دید کارشناسان مالی بسیار مهم است.

پیگیری و قطعی شدن اینها کار سختی است، یکی دیگر از کارهای مهمی که حدود 6 ماه طول کشید، این بود که جداول سنواتی رسیدگی به این موارد را در تمامی واحدها تهیه کردند تا بفهمند هر واحد چه میزان بدهکاری یا بستانکاری صفر نشده دارد و بعد به دنبال وصول بدهی‌ها رفتند.

طبق تجربه‌ای که دارم ممکن است از میزان 1600 میلیارد تومان، 200 میلیارد تومان آن به صورت نقدی به دانشگاه باز گردانده شود. یعنی تقریباً یک سی‌ام بودجه دانشگاه که رقم کمی نیست. اینها جزو کارهای اساسی است که آن را پیگیری می‌کنیم.

کارهااز روزمرگی در حال خارج شدن است، مدیریت وجوه، انتخاب بانک‌ها برای سرمایه‌گذاری و گرفتن تسهیلات همگی بسیار سخت است.

* کار کردن با دکتر میرزاده چگونه است؟

دکتر میرزاده فردی است صادق، پیگیر و جدی. به خوبی تشخیص می‌دهد که چه کسی کار می‌کند و چه کسی از زیر مسئولیت شانه خالی می‌کند.

شرکت در جلسات شوراهای اداری مالی استان‌ها یکی از برنامه‌هایی است که در برنامه هفتگی مهندس ابریشمی‌نیا گنجانده شده است.

عصر قرار می‌شود به همراه دو نفر از مدیرانش برای شرکت در شورای اداری مالی استان‌ها راهی زنجان شود. از او می‌خواهم با آنها در این سفر همراه شوم.

جلسه او در سازمان مرکزی ساعت 4 بعدازظهر تمام می‌شود، راهی زنجان می‌شویم. توضیح می‌دهد که یکی از کارهای اصلی او در این معاونت حضور در این جلسات است. می‌گوید: بسیاری از مشکلات واحدها در ساماندهی نیروی انسانی و... در این جلسات حل می‌شود.

ساعت 8 صبح روز دوشنبه، جلسه با سخنان دکتر خدابخش نماینده تام‌الاختیار استان‌های آذربایجان غربی، اردبیل و زنجان شروع می‌شود، با لهجه آذری‌اش خوشامد می‌گوید و حدود 40 دقیقه‌ای بی‌وقفه درباره مشکلات واحدهای این سه استان سخن می‌گوید.

مهندس را می‌بینم که در ردیف اول سالن نشسته است. سخنان دکتر خدابخش، روسای واحدها و معاونان هماهنگی سه استان را به دقت گوش می‌دهد و هرازگاهی یادداشت برمی‌دارد.

عنوان جلسه «شورای اداری و مالی فوق العاده سه استان» است اما هیچ شباهتی به همایش‌های معمول ندارد که چند سخنران بخواهند دقایق یا حتی ساعتی درباره مسائل کلی سخن بگویند و جلسه نزدیک‌های ظهر و با رسیدن زمان صرف ناهار پایان یابد.

نزدیک ساعت 11 صحبت‌های کلی به پایان رسیده است، مهندس برای روسای واحدهای سه استان و همچنین مدیران اداری و مالی آنها درباره راهکارهای ممکن مانند امکان بازخرید داوطلبانه کارکنان، بازنشستگی پیش از موعد، جابجایی آنها به واحدهای همجواری که کمبود نیرو دارند، سخن می‌گوید.

برنامه به این شکل است که سه کارگروه جداگانه برای بررسی مشکلات اداری و مالی واحدهای هر سه استان آذربایجان غربی، شرقی و ... تشکیل شود.

به همراه دو سه نفر از مدیرانش وارد سالن اجتماعات زنجان می‌شود، روسای هر یک از واحدها به نوبت درباره مشکلات مالی واحد خود، وضعیت استخدامی نیروهایشان صحبت می‌کنند و او به دقت گوش می‌کند.

از هر یک از مدیرانش می‌خواهد خلاصه‌ای از وضعیت نیروی انسانی و مالی واحد، مانند تعداد نیروی انسانی، فاقد مجوزها، زیان‌ده بودن، نقدینگی، شاخص کارمند و دانشجو و ... ارائه دهند.

اگر واحدی دچار مشکلاتی از این دست باشد، برای رییس واحد توضیحاتی ارائه می‌کند.

همیشه برایم جالب بود بدانم مدیران مالی یک سازمان بزرگ درباره وضعیت دستمزد و استخدامی کارمندان چگونه تصمیم‌گیری می‌کنند.

خیلی وقت‌ها فکر می‌کردم در سازمانی به گستردگی دانشگاه آزاد اسلامی که حدوداً دارای 40هزار نفر کارمند و حدود 27هزار نفر عضوی هیأت علمی تمام‌وقت است، چگونه می‌توان انتظار داشت که حق کسی ضایع نشود و کسی اخراج شود.

چه کسی می‌فهمد یکی از رده‌های شغلی پایین آن سازمان مانند نیروهای خدماتی با چه مشکلاتی روبرو هستند، مثلاً اگر مافوق آنها نخواهد همکاری با آنها را ادامه دهد، چه کسی صدایشان را می‌شنود.

کارگری به خاطر مشکلات زندگی‌اش نظر مافوقش را تامین نکرده، مدیرش عذر او را خواسته و کارگر را با تمامی مشکلاتی که با آن دست و پنجه نرم می‌کند، اخراج کرده است. مثل این موارد کم نیست.

مهندس به تمامی این موارد گوش می‌کند، در طی جلسه بارها تأکید می‌کند قصد نداریم حق هیچ فردی ضایع شود.

اولین کارگروه حدود ساعت 2 به پایان می‌رسد، نیم‌ساعتی را صرف استراحت می‌کنند. جلسه بعدی مانند کارگروه اول تا حدود 5 عصر طول می‌کشد.

کارگروه بعدی بلافاصله و بدون استراحت تشکیل می‌شود.

نزدیک ساعت 8 شب زنجان را به قصد تهران ترک می‌کنیم.

عجله دارد که سریع‌تر به تهران برسیم. اولین جلسه او روز سه‌شنبه 7 صبح تشکیل می‌شود.

یک روز کاری او ساعت 10 شب تمام می‌شود.

به حرف‌هایش فکر می‌کنم؛ 12 ساعت کاری، معنایش این است که در پایان، نتیجه‌ای از آن حاصل شود.